Как IT отдел правительства Сахалина управляет задачами в таск трекере
Мы отвечаем за всю IT-инфраструктуру правительства
Центр региональной цифровой трансформации Сахалинской области — это 150 человек, и мы, по сути, IT-отдел всего регионального правительства. Звучит серьёзно, и это действительно так.
Наша зона ответственности — всё: от информационной безопасности и электронного правительства до ситуационного центра губернатора, ‘Безопасного города’, дата-центра и техподдержки всех органов власти. И да, мы ещё пишем своё ПО. Например, местное приложение ‘Острова.65’, где жители получают карту сахалинца, читают новости и даже оплачивают ски-пассы.
И хоть у нас госкомпания, мы практикуем проектное управление
Мы работаем по бережливому подходу — это обычно для бизнеса, а не для госслужбы. Спасибо губернатору Валерию Игоревичу Лимаренко, который пришёл из Росатома и учился у создателей канбан из Toyota. Он перенёс корпоративную культуру в правительство, и теперь на Сахалине эксперимент: управление регионом на основе данных.
У чиновников есть KPI, и раз в месяц на стендапах (да-да, как в IT) зампреды и министры отчитываются губернатору. Мы создали систему для таких совещаний: зелёный — KPI выполнен, красный — нет. На встречах смотрят только на ‘красные’ зоны и сразу ищут решение. Никакой воды.
Почему мы решили работать в таск-трекере
Раньше мы использовали Trello. У каждого руководителя была своя доска, не связанная с другими. А потом Trello ушёл из России и за один день отрубил доступ всем госаккаунтам. Мы остались без трекера и временно работали ‘на голом энтузиазме’.
Но количество задач перевалило за критическую массу. У меня — десятки карточек, у министров — сотни, если не тысячи. Запоминать всё стало невозможно. Нам нужна была система, которая позволит контролировать исполнение и соблюдать требования по защите персональных данных.
Критерии отбора были жёсткими:
- российское ПО из реестра — для госструктуры это принцип;
- возможность развернуть on-premise и настраивать под себя;
- ролевые модели и разграничение доступа;
- мобильность — задачи прилетают в самое неожиданное время: на совещаниях, в звонках, в переписках.
Пробовали Битрикс — не взлетел, слишком громоздкий. Остались Kaiten и YouGile. В итоге выбрали Kaiten, и решение было отчасти эмоциональным — просто поняли, что он лучше закрывает наши потребности.
Как меняли подход
Начали с двух пространств: одно для проекта ‘Безопасный город’, второе — для всех остальных. Постепенно через систему пошли все процессы. Теперь в ней работают не только мы, но и Минцифры, Сахалинский университет, даже НПЦ ‘Крылья Сахалина’ (производство дронов). Количество пространств выросло многократно.
Было удобно выстроить иерархию
Иерархия — это святое для госслужбы. Зампреду не нужно знать, что творится в отделах на низовом уровне. Мне как руководителю не надо погружаться в операционку моих замов. Трекер позволил создать доски для каждого уровня, настроить видимость и контроль.
У меня есть личная доска, доступ к которой есть у замов и ведущих руководителей. Я ставлю там задачи, а они забирают их в свои пространства и разбивают на подзадачи.
Зампред может создать доску для каждого министра. Министр ставит задачу или связывает её со своим пространством. Мне необязательно следить за деталями, но если нужно — я проваливаюсь в карточку и смотрю подзадачи. Такая гибкость позволяет каждому видеть ровно то, что нужно, и не тонуть в чужой рутине.
Карточки показывают и дочерние, и родительские задачи — всё кликабельное, навигация удобная, даже если задачи в разных пространствах.
Постепенно внедряем новые инструменты
Мы до сих пор в процессе совершенствования. Например, я добавил на все доски колонку ‘Риски’ и настроил автоматизацию: если до срока осталось два дня, а по задаче тишина — карточка переезжает туда. Так я вижу проблемы на подлёте, а не когда уже ничего нельзя исправить.
Цель не наказать, а выполнить вовремя. Если не увидеть проблему сейчас, потом она вылезет, когда уже поздно.
Аналитика помогает найти слабые места
Отчёты по загрузке сотрудников — это золото. Как руководитель я вижу: кто перегружен, кто недогружен, кто работает быстрее и качественнее, где узкие места. При нашей системе KPI такая прозрачность бесценна.
Проверка досок стала моим утренним ритуалом. Каждый день открываю трекер, смотрю, что мне поставили, какие задачи я поставил, где горят сроки. Если вижу карточку в ‘Рисках’ — сразу уточняю статус. Никаких ‘ой, забыли’.
Каких результатов достигли:
- Задачи перестали теряться. Автоматизация вытягивает забытые карточки.
- Скорость выросла. Поручения ставятся прямо во время обсуждений, работа стартует сразу.
- Видимость по вертикали. Каждый видит свою зону, но может провалиться в детали.
- Понятная загрузка. Отчёты показывают, кому нужна помощь.
Сейчас в системе живут все наши операционные процессы, поручения руководителей и задачи по ключевым направлениям. Ритм стал предсказуемее, риски замечаем раньше. И это главное изменение, которое я чувствую как руководитель.
